Volviendo a lo básico en la Administración (4)

Con esta entrega finalizamos nuestro análisis de las funciones de la ADMINISTRACIÓN, luego de abordada la planeación, la organización y la dirección, en esta oportunidad disertaremos sobre la última de las cuatro que conforman EL PROCESO ADMINISTRATIVO, el CONTROL.

“Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar”.

Volviendo a lo básico en la administración (3)

“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”

Las dos citas anteriores son de gran ayuda para introducirnos en el tema y destacar la importancia del CONTROL, como último elemento de la función administrativa. El control persigue en asegurarse que todas las operaciones que se ejecutan en la Entidad, se realizan de la manera de acuerdo a los planes preestablecidos, según la misión, visión, objetivos, código de ética y manuales de la empresa, entre otros.

Para que esto sea efectivo se requiere establecer medidas que van desde el control de las actividades de cada individuo y departamento hasta el control global de la Entidad. Para que esto pueda ser eficaz se requiere:

1. Establecimiento de normas: Estas deben partir de los principios particulares y generales que establezcan las políticas, previniendo que estos sean establecidos en forma clara y precisa para que su interpretación sea lo más exacta posible, además de ello deben ser lo suficientemente flexibles para que puedan adaptarse a los cambios que inevitablemente se irán dando en el futuro.

2. Regular las operaciones: Establecidas las normas el control debe implementar los sistemas y procedimientos que faciliten la aplicación de las mismas enfocadas en que las operaciones se realicen de la manera más fluida y confiable.

3. Vigilar las funciones: Se debe contar con personas, departamentos, gerencias, vicepresidencias y/o entidades externas e independientes que se encarguen de verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos y en general de los objetivos de la Entidad, a fin de que en caso de desviaciones estas se diagnostiquen y reparen a tiempo. Los informes que emitan estas serán la base de los planes de mejora y reorganización.

Como se observa el control persigue dentro de sus aspectos más importantes la medición del desempeño, entendiendo como tal una serie de acciones orientadas a medir, evaluar, ajustar y regular las actividades de la Entidad con el fin de aportar a esta un camino correcto para que logre cumplir con las metas establecidas.
 
Obviamente dicho sistema de medición debe satisfacer los siguientes objetivos, entre otros:

a) Comunicar la estrategia.
b) Comunicar las metas.
c) Identificar problemas y oportunidades.
d) Diagnosticar problemas.
e) Entender procesos.
f) Definir responsabilidades.
g) Mejorar el control de la empresa.
h) Identificar iniciativas y acciones necesarias.
i) Medir comportamientos.
j) Facilitar la delegación en las personas.
k) Integrar la compensación con la actuación.

La razón de ser de un sistema de medición y gestión es entonces: Comunicar, Entender , Orientar y Compensar la ejecución de las estrategias, acciones y resultados de la Entidad con el fin de estimular la acción, marcando las variaciones significativas respecto al plan original y resaltándolas a la Entidad que pueden corregirlas, en consecuencia debe:

a) Estar orientado al futuro.

b) Considerar las dimensiones significativas de una actividad con objetivos múltiples.

c) Prever que un mayor control y seguimiento de la gestión no siempre es económicamente deseable.

Para concluir imaginémonos que usted va a viajar por tierra y tiene la opción de escoger entre dos vehículos que dispongan de las mismas características mecánicas; en uno de ellos, el indicador de velocidad, el medidor de gasolina y temperatura, así como diversos indicadores no funcionan y el volante “tiene un juego” que hace que el mismo no responde perfectamente a los impulsos que se le aplican, mientras que el otro funciona a la perfección y sus instrumentos están completamente calibrados ¿Cuál de los dos vehículos preferiría conducir?. Su respuesta aplíquela al mundo empresarial y pregúntese ¿ Cual Empresa tiene mayor probabilidad de supervivencia y éxito, una que obvie la importancia del CONTROL y la MEDICION DE GESTION o una que las considere?

*Contador Público Colegiado. Certificado en Normas Internacionales de Información Financiera para Pymes